所謂社會環境是指一個國家內部的物質經濟環境、政治法律環境和精神文化環境，同時包括這個國家的人口、民族、歷史等因素。作為社會組織內部管理的組成部分．辦公活動必然要從“環境”中得到任務和信息，然后再進行消化和加工，進而轉化為服務于社會和組織的各種“產品”。如果把辦公活動作為一個系統，它正是在這種輸入、轉換和輸出的動態平衡中，使其自身在社會環境中不斷生長和發展的，因此分析社會環境是研究辦公環境的出發點。所謂職能環境，是指一個社會組織內部的機構設置、目標劃分和運行情況，同時包括人際關系和工作方法等因素。辦公室在履行自己的職能中必然要同組織中其他機構發生各種各樣的聯系，辦公活動的正確履行不僅取決于其他機構的支持和配合，還取決于組織內部機構是否合理，各種制度是否完善，這些最終關系到組織內部管理的狀況，而組織內部的管理狀況又在一定程度上影響其社會地位。由此可見，職能環境是辦公環境的核心內容。所謂工作環境，是指具體辦公活動的場所及使用的設備等，同時包括從業人員的狀況。無論各種社會組織的功能有多大差異，其辦公活動都是由人員、設備和場地三大要素組成的，對于一般的“上班族”來說，每周幾乎有40小時呆在辦公室里，占據了工作相當大的部分，為了盡可能地減輕精神疲勞，獲得較高的辦公效率，就必須恰當地把涉及辦公場地、設備、光線、顏色、聲音和溫度等環境因素，與對辦公人員的心理影響結合起來，使其獲得最佳的工作狀態。此外，還要高度重視辦公人員之間的互動，以及對其他工作環境的影響。這足以說明工作環境在辦公環境中的基礎地位。隨著社會的發展，人們對于辦公環境的要求也越來越高，優良的辦公環境能夠提高辦公效率，且有利于組織的溝通和員工的身體健康。辦公環境包括工作區的空間、溫度、采光、通風、吸音設施和條件等，還包括辦公室墻壁、門窗裝修和裝飾的樣式、色彩，辦公桌椅、柜架的樣式和擺放方式以及各種辦公設備、辦公用品耗材和飲水設備的擺放方式等。一般來說，構成健康安全的辦公環境的基本要素有：1．空氣。辦公室內要有良好的通風條件，室內的通風和良好的空氣條件能夠提高工作的效率。2．光線。辦公室的光線應充足，局部照明要達到要求，可采取人工光或人工光與自然光結合等方式。4．空間。辦公區建筑必須堅固安全，辦公設備的擺放應整齊，布局要合理，辦公室空間及座位空間要適當，座位間要留有通道，在通道的拐角處要注意桌椅、設備的擺放的安全。辦公室人員要用心維護辦公室環境，應每天在上下班的時候檢查一下：工作場所的溫度是否達到了要求；門窗是否嚴密安全；照明是否滿足工作的必需；噪音干擾、空氣污染是否超標；辦公家具和設備是否夠用等等。開放式辦公室的工作空間通常是由可移動的物件來確定的，因而工作位置可以根據需要移動、變化。這種設計為組織降低了成本，提高了工作效率。具體而言，開放式辦公室的主要優點有：(1)降低建筑成本和能源成本。開放式設計提供了較大的靈活性，減少了照明等能源成本的損耗。(2)提高了辦公室的空間利用率，節省了面積，使有限的空間能夠容納更多的員工。(4)更易于管理者對員工進行監督和指導。拆掉了墻壁，管理者能更直接地觀察員工的行為，了解他們的工作狀況。(2)難于集中工作的注意力。部分員工感到在一個很大的辦公區域里跟許多人一起工作，容易分散注意力，或感到自己的一舉一動都在別人的監控之下，從而產生不適感。(3)辦公區域噪音太大。開放式設計會使隔壁工作人員的談話聲、電話鈴聲、辦公設備的嘈雜聲不絕于耳。作為傳統的辦公室形式，它有著自己的優勢：(1)可滿足單獨辦公和無噪音辦公環境的理想辦公要求，比較安全。(2)易于員工集中精力，避免受到外界干擾，加強了辦公室內部的溝通，適合于從事專業性強、分工細致的工作。優化辦公室環境是提高工作效率的前提，方便、和諧、安全、舒適的辦公環境需要靠辦公室人員的參與來實現，因為良好的辦公環境離不開精心地設計和組織。設計和組織辦公環境，需(1)本組織的規模和員工人數。由此可見，辦公室人員要幫助上司制定一個合適的辦公布局方案，就需先認真了解各種布局類型辦公室的特點，并要結合本組織的規模、人數、結構、經營特點和工作情況進行設計。
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